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崇左市檔案接收工作存在的問題及對策
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2019-07-18 16:06:50 來源(作者): 崇左市檔案館 農美華     發布:gxda
  檔案接收工作是豐富館藏檔案資源的重要途徑,是檔案館基礎業務的首要環節。檔案接收工作不僅影響館藏檔案數量,而且決定了館藏檔案管理工作的質量。崇左市檔案接收工作中仍然存在一些不容忽視的問題。
  一、檔案接收工作存在的主要問題
  (一)一些單位沒有依法依規移交到期檔案進館。《中華人民共和國檔案實施辦法》規定:“機關、團體、企業事業單位和其他組織,應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定,定期向有關的國家檔案館移交檔案”,《廣西壯族自治區檔案管理條例》明確規定檔案移交接收範圍和年限,但部分單位領導、檔案人員檔案法律意識淡薄,對檔案工作沒有引起足夠重視,對屬于國家資源應當移交進館的檔案理解有偏差。他們認爲這些檔案是本機關在長期工作中形成的,應該屬于本機關所有,而不能無條件地移交給檔案館;有的單位爲了自己利用方便,不願意移交或者僅移交部分檔案進館;有的單位片面強調工作忙,不安排人員整理檔案,結果導致到期檔案無法移交進館。據統計,2012-2019年上半年,崇左市直機關到期應進館單位173個,未按時移交檔案進館單位51個,占29.5%。
  (二)接收檔案種類不齊全。很多單位的檔案室僅收集歸檔文書檔案,忽視對科技檔案(基建檔案、設備檔案、科研檔案等)、專門檔案的收集整理歸檔,尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更沒有得到有效重視,導致歸檔種類單一,很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效收集和管理。許多單位移交的檔案主要是紙質文件檔案,很多有重要和利用價值的照片檔案、聲像檔案和電子檔案沒有能移交接收進館。如崇左市檔案館2012-2019年上半年共接收82個全宗檔案,同時移交聲像檔案的全宗只有12個,其中照片檔案406張,錄像檔案6件,實物檔案98件,更無原生態電子檔案進館。
  (三)進館檔案整理不規範。沒有嚴格按照規範要求對進館檔案進行整理,達不到進館檔案質量標准,存在案卷盒號標注不規範;文書檔案保管期限劃分不准確,歸檔範圍劃分不清;有些單位移交檔案時未按規定剔除檔案密件或對已經解密的檔案未進行書面說明,未按規定移交全宗介紹、組織沿革和大事記等與檔案相關的資料;有些單位對于重大活動的概念理解不清晰,未能及時對重大活動檔案按照活動內容的完整性、檔案材料的成套性、系統性等規定進行整理歸檔並移交進館。2012-2019年上半年,市檔案館僅接收了5個重大活動檔案進館,其中有3個重大活動各收到1張光盤檔案進館保存。
  (四)檔案館庫房呈現“漲庫”狀態。市檔案館沿用原南甯地區1980年建設的檔案館,7個縣(市、區)檔案館除憑祥檔案館爲2000年建設,館體建築尚好外,其他6個縣(區)的檔案館建設時間在1980—1985年之間。目前,市檔案館庫房面積僅488平方米,而庫存檔案達97511卷又36497件。7個縣(市、區)檔案館庫房面積共2381平方米,而館藏總量已達160967卷又846946件。由于庫房年代久遠,設計不盡合理、面積狹窄、樓層房高不足、承重不夠等原因,檔案館無法安裝檔案密集櫃。經過將近40年的檔案接收,有的檔案館出現門窗蛀爛、天面漏雨、牆體有細裂縫等,已屬危房,有的檔案館庫房過道都要存放檔案,已成爲“漲庫”館而無法接收到期檔案進館。
  二、做好檔案接收工作的對策
  (一)增強檔案工作人員主動服務意識。長期以來,檔案接收工作一直處于被動的局面,你來交檔案我就接收,你交多少我就收多少,檔案工作人員要正確認清自己的角色,強化服務理念,圍繞中心大局開展檔案接收工作。制定接收工作方案,做到提前介入、主動聯系,及時跟進,做好進館前質量檢查與指導,督促移交單位做好檔案的整理,變過去的被動接收爲主動接收,提高各單位檔案工作人員對檔案工作的重視程度。
  (二)完善接收工作各項制度並嚴格執行。持續將檔案接收工作列入市直機關單位年度績效考評指標體系。各單位要制定和完善本單位文件材料歸檔範圍和保管期限表,建立健全切實可行的檔案整理制度,按照進館標准嚴格執行。對擬移交檔案,移交單位要將組織沿革、全宗介紹、大事記等資料隨同檔案一起移交。進館前,檔案接收人員要親自到移交單位進行檔案質量檢查,以保證進館檔案質量符合標准;要嚴格執行《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用範圍的的暫行規定》,督促移交單位在檔案移交前完成涉密檔案的清理工作。檔案移交進館時,移交和接收雙方單位要嚴格辦理檔案交接手續。檔案進館後按照接收流程進行清點、消毒和入庫,落實相關登記制度,完善接收台賬。
  (三)對接收檔案進館單位進行執法檢查。依法治檔是檔案事業發展的根本保障,爲了保證接收進館單位檔案順利如期進館,加強對接收檔案進館單位《檔案法》的宣傳、貫徹力度,提高檔案意識和依法治檔觀念,將檔案行政執法與業務指導結合起來,真正做到依法治檔。
  (四)加快推進市、縣級綜合檔案館新館建設。目前,我市已經有5個縣(市)級綜合檔案館建設項目獲得中央預算內投資支持,要嚴格按照項目管理辦法要求用好項目資金,嚴格按照行業標准規範做好項目施工。市檔案局要會同發改部門適時組織對建設進度進行督導檢查。未獲得中央預算內投資資金支持的2個縣(區)綜合檔案館項目,地方主要領導要克服畏難情緒,切實解決建設用地、資金和認識不到位等問題,抓住中央財政對縣級綜合檔案館建設給予支持的難得機遇,確保按期完成建設任務。加快推進市級檔案館建設,積極向市領導彙報,多與有關部門溝通,落實檔案館建設資金,列出建設時間表和工作清單,按時按質按量推進,早日開工建設,爲到期進館檔案提供最基本的保管基地。

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